Vorstand und Aufsichtsrat haben vor der Feststellung des Jahresabschlusses die Entsprechenserklärung der Talanx AG zum Deutschen Corporate Governance Kodex wie folgt abgegeben:
Der Deutsche Corporate Governance Kodex („DCGK“) stellt wesentliche gesetzliche Vorschriften zur Leitung und Überwachung deutscher börsennotierter Gesellschaften dar und enthält sowohl international als auch national anerkannte Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung. Ziel des Kodex ist es, das Vertrauen von Investoren, Kunden, Mitarbeitern und der Öffentlichkeit in die deutsche Unternehmensführung zu fördern. § 161 Aktiengesetz (AktG) verpflichtet Vorstand und Aufsichtsrat deutscher börsennotierter Gesellschaften, jährlich zu erklären, ob den vom Bundesministerium der Justiz bekannt gemachten Empfehlungen der „Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex“ entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen aus welchen Gründen nicht angewendet wurden oder werden („comply or explain“).
I Deutscher Corporate Governance Kodex 2015
Vorstand und Aufsichtsrat erklären gemäß § 161 AktG, dass die Talanx AG bei der Umsetzung des DCGK in der Fassung vom 5. Mai 2015 in drei Punkten von den Kodexempfehlungen abweicht:
1. Ziffer 4.2.3 Absatz 2 DCGK (Betragsmäßige Höchstgrenzen der variablen Vergütungsteile in Vorstandsverträgen)
Die variable Vergütung der Mitglieder des Vorstands wird zum Teil in Form von Talanx Share Awards gewährt. Die maximale Anzahl der gewährten Share Awards bei der Zuteilung hängt von der Gesamthöhe der variablen Vergütung ab, die der Höhe nach begrenzt ist (sogenannter Cap), d. h., die Zuteilung von Share Awards unterliegt der Höchstgrenze. Die Share Awards unterliegen einer vierjährigen Sperrfrist. Dadurch nehmen die Vorstandsmitglieder während dieses Zeitraums an positiven wie auch negativen Entwicklungen der Gesellschaft, wie sie sich im Aktienkurs widerspiegeln, teil. Nach Ablauf der Sperrfrist wird der Gegenwert der Share Awards an die Vorstandsmitglieder ausgezahlt. Der Auszahlungsbetrag bestimmt sich nach dem zum Auszahlungszeitpunkt gültigen Aktienkurs der Talanx-Aktie zuzüglich eines Betrages in Höhe der insgesamt während der Sperrfrist ausgeschütteten Dividende je Aktie. Damit folgen die Share Awards der wirtschaftlichen Entwicklung der Talanx-Aktie.
Der sich aus der Gewährung der Share Awards ergebende Betrag der variablen Vergütung ist somit im Zeitpunkt der Zuteilung der Share Awards begrenzt, nicht jedoch noch einmal im Zeitpunkt der Auszahlung. Eine weitere Begrenzung des aus der Gewährung der Share Awards resultierenden Betrags der variablen Vergütung im Auszahlungszeitpunkt hält die Gesellschaft vor dem Hintergrund des mit den Share Awards angestrebten Gleichlaufs der Interessen zwischen Aktionären und Mitgliedern des Vorstands der Talanx AG nicht für sinnvoll. Aus Sicht der Gesellschaft handelt es sich bei dem Auszahlungsweg über die Talanx Share Awards wirtschaftlich betrachtet um ein Zwangsinvestment in Talanx-Aktien mit vierjähriger Haltefrist.
Die Talanx AG erklärt daher formal und höchst vorsorglich ein Abweichen von Ziffer 4.2.3 Absatz 2 DCGK.
2. Ziffer 4.2.3 Absatz 4 DCGK (Abfindungs-Cap in Vorstandsverträgen)
Eine vorzeitige Beendigung des Dienstvertrags ohne wichtigen Grund kann nur durch einvernehmliche Aufhebung erfolgen. Selbst wenn der Aufsichtsrat beim Abschluss oder bei der Verlängerung des jeweiligen Vorstandsvertrags auf der Vereinbarung eines Abfindungs-Caps besteht, ist damit nicht ausgeschlossen, dass beim Ausscheiden über den Abfindungs-Cap mitverhandelt wird. Der Spielraum für Verhandlungen über das Ausscheiden wäre zudem bei einem vereinbarten Abfindungs-Cap eingeengt, was insbesondere dann nachteilig sein kann, wenn Unklarheit über das Vorliegen eines wichtigen Grunds für die Abberufung besteht. Es liegt deshalb nach Auffassung der Talanx AG im Interesse der Gesellschaft, von der Empfehlung in Ziffer 4.2.3 Absatz 4 DCGK abzuweichen.
3. Ziffer 5.2 Absatz 2 DCGK (Vorsitz im Prüfungsausschuss [Audit Committee])
Der derzeitige Vorsitzende des Finanz- und Prüfungsausschusses ist gleichzeitig auch Vorsitzender des Gesamtaufsichtsrats. Wenngleich auch andere Mitglieder des Finanz- und Prüfungsausschusses über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren verfügen, so ist allein der derzeitige Vorsitzende des Ausschusses die ganze Zeit seines Berufslebens in der Versicherungsbranche tätig gewesen. Er blickt zurück auf 29 Jahre in Vorständen von Versicherungs- und Versicherungsholdinggesellschaften, davon 20 Jahre als Vorstandsvorsitzender in direkter Mitverantwortung für die bilanzielle Ergebnissituation und -darstellung der jeweiligen Gesellschaft. In seiner Doppelfunktion als Vorsitzender des Finanz- und Prüfungsausschusses und des Gesamtaufsichtsrats koordiniert er die Arbeit beider Gremien aus einer Hand und kann auf diese Weise die Effizienz ihrer Tätigkeit optimieren. Eine Machtkonzentration in seiner Person ist damit weder im Finanz- und Prüfungsausschuss noch im Gesamtaufsichtsrat verbunden: In beiden Gremien verfügt er jeweils wie die übrigen Mitglieder über eine Stimme. Vor diesem Hintergrund ist der amtierende Aufsichtsratsvorsitzende nach Auffassung der Gesellschaft bestens geeignet, den Vorsitz im Finanz- und Prüfungsausschuss wahrzunehmen. Es liegt deshalb im Interesse der Gesellschaft, von der Empfehlung in Ziffer 5.2 Absatz 2 DCGK abzuweichen.
II Deutscher Corporate Governance Kodex 2014
Vorstand und Aufsichtsrat erklären weiterhin gemäß § 161 AktG, dass die Talanx AG seit der zuletzt abgegebenen Entsprechenserklärung vom 25. Februar 2015 folgenden Empfehlungen des DCGK in der Fassung vom 24. Juni 2014 nicht gefolgt ist:
1. Ziffer 4.2.3 Absatz 2 DCGK (Betragsmäßige Höchstgrenzen der variablen Vergütungsteile in Vorstandsverträgen)
Zu den Gründen der Abweichung von Ziffer 4.2.3 Absatz 2 siehe oben i.1.
2. Ziffer 4.2.3 Absatz 4 DCGK (Abfindungs-Cap in Vorstandsverträgen)
Zu den Gründen der Abweichung von Ziffer 4.2.3 Absatz 4 DCGK siehe oben i.2.
3. Ziffer 5. 2 Absatz 2 DCGK (Vorsitz im Prüfungsausschuss (Audit Committee))
Zu den Gründen der Abweichung von Ziffer 5.2 Absatz 2 DCGK siehe oben i.3.
Abgesehen von den vorgenannten Ausnahmen wird die Gesellschaft auch weiterhin den Empfehlungen des DCGK entsprechen.
Hannover, den 29. Februar 2016
Für den Vorstand Für den Aufsichtsrat
A. Introduction
In this Report on Corporate Governance regarding the application of Corporate Governance Rules specified in the “Code of Best Practice for Warsaw Stock Exchange Listed Companies” Talanx AG gives notice of the non-application of certain corporate governance rules set forth in this Code along with an explanation why these rules were not applied. The recommendations defined in section I of the “Code of Best Practice for WSE Listed Companies” are not subject of the declaration given by Talanx AG which is incorporated under the laws of Germany, and whose corporate standing, rules of operation as well as the rights of shareholders are governed by the provisions of German corporate law. In certain areas, these provisions differ from the relevant provisions of Polish law.
Additionally, the information provided should be assessed together with the annual reports of Talanx AG which contain general information about the structure of the Talanx group and its corporate governance system.
According to the German Stock Corporation Act, Talanx AG operates under a system based on three corporate bodies – the Annual General Meeting of shareholders, the Supervisory Board and the Board of Management.
The Board of Management and Supervisory Board submitted a declaration of conformity with the German Corporate Governance Code (“DCGK”) for Talanx AG prior to approval of the annual financial statements. This declaration of Conformity is part of the annual report of Talanx AG and published on the company´s website (http://www.talanx.com/investor-relations/finanzberichte/talanx-group.aspx?sc_lang=en). The DCGK sets out major statutory requirements governing the management and supervision of German listed companies and contains both internationally and nationally recognised standards for good and responsible enterprise management.
By good Corporate Governance, the Board of Management and Supervisory Board of Talanx AG understand a responsible enterprise management and supervision geared towards sustainable value creation. The company´s understanding of good corporate governance is being summarised in Talanx AG’s Corporate Governance Principles which were adopted by the Board of Management and Supervisory Board in August 2012 (http://www. talanx.com/investor-relations/corporate-governance).
B. Information as to which corporate governance rules defined in section II-IV were not applied by Talanx AG and an explanation under what circumstances and for what reasons these rules were not applied
Chapter II Best Practices for Management Boards of Listed Companies
Rule II. 1. A company should operate a corporate website and publish on it, in addition to information required by legal regulations:
2a) on an annual basis, in the fourth quarter – information about the participation of women and men respectively in the Management Board and in the Supervisory Board of the company in the last two years;
7) shareholders’ questions on issues on the agenda submitted before and during a General Meeting together with answers to those questions;
9a) a record of the General Meeting in audio or video format;
14) information about the content of the company’s internal rule of changing the company authorised to audit financial statements or information about the absence of such rule
Partial non-application of the rule.
Company´s explanations:
Talanx AG makes relevant information and documents available for review by shareholders on the corporate website (www.talanx.com).
2a) The actual participation of women and men in the Management Board and Supervisory Board is published on the corporate website. There is no obligation under German law to publish such information for the last two years.
7) Talanx AG reports the detailed results on all votes via a Company Release and via its website shortly after the General Meeting has ended.
9a) Talanx AG limits – consistent with German law - the broadcast of the General Meeting to such parts which do not show private investors or their representatives [in order to protect their personal rights].
14) The changing of the company authorised person to audit financial statements is not defined in internal corporate rules within Talanx AG. According to German law, the responsible auditor for a capital market oriented company has to rotate after seven years.
Rule II. 8. If a company’s Management Board is informed that a General Meeting has been summoned pursuant to Article 399 § 2–4 of the Code of Commercial Partnerships and Companies, the company’s Management Board shall immediately perform the actions it is required to take in connection with organising and conducting a General Meeting. This rule shall also apply if a General Meeting is summoned on the basis of authorisation given by the registration court pursuant to Article 400 § 3 of the Code of Commercial Partnerships and Companies.
Partial non-application of the rule.
Company´s explanations:
According to German and Polish rules governing the conflict of laws, solely German law is applicable in respect of corporate legal processes, particularly regarding the way of convening a General Meeting.
Chapter III Best Practices for Supervisory Board Members
Rule III.1. In addition to its responsibilities laid down in legal provisions the Supervisory Board should:
1) once a year prepare and present to the Ordinary General Meeting a brief assessment of the company’s standing including an evaluation of the internal control system and the significant risk management system;
Partial non-application of the rule.
Company´s explanations:
The Management Board of Talanx AG provides information about the internal control system and the risk management system in the context of the regular reporting to the Supervisory Board. A detailed report of the Supervisory Board is published in the annual report of Talanx AG in order to inform the Ordinary General Meeting and other stakeholders; however, this is not an explicit item on the agenda of the General Meeting.
Chapter IV Best Practices of Shareholders
Rule IV.10 A company should enable its shareholders to participate in a General Meeting using electronic communication means through:
1) real-life broadcast of General Meetings;
2) real-time bilateral communication where shareholders may take the floor during a General Meeting from a location other than the General Meeting.
Partial non-application of the rule.
Company´s explanations:
German law does not require companies to broadcast General Meetings online over the Internet or to publish audio or video format recordings on the company website. Companies are not required to enable shareholders’ participation in General Meetings by electronic means of communication through real life broadcast or real-time bilateral communication. However the General Meeting of Talanx AG allows for personal vote and representation in the General Meeting as well as for vote via the internet proxy voting system NetVote.
Apart from the above divergencies, Talanx AG complies and will continue to comply with the rules of the Code of Best Practice for Warsaw Stock Exchange Listed Companies in the valid version at 31. December 2015.
Talanx AG
The Board of Management