Datenschutzerklärung

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der Talanx Aktiengesellschaft

Im Folgenden stellen wir Ihnen spezifische Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der Talanx Aktiengesellschaft und deren Vertretern, zur Registrierung und Nutzung unseres Aktionärsportals sowie zur Teilnahme an unserer Hauptversammlung zur Verfügung. Im Übrigen verweisen wir auf unsere Allgemeine Datenschutzerklärung gemäß Art. 13 und 14 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.talanx.com/de/datenschutz

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung/Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Talanx AG
HDI-Platz 1
30659 Hannover
+49 511 3747-2227
ir@talanx.com

Den Datenschutzbeauftragten der Talanx Aktiengesellschaft erreichen Sie per Post unter der oben genannten Adresse mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter – oder per E-Mail unter privacy@talanx.com

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung, verarbeitete Datenkategorien

Die Talanx Aktiengesellschaft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Daten-schutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktien-gesetzes (AktG), des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVID-19-Gesetz).

Die Aktien der Talanx Aktiengesellschaft sind auf den Namen lautende, nennwertlose Stückaktien. Nach § 67 AktG sind bei der Ausgabe von derartigen Namensaktien personenbezogene Daten in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen. Bei diesen handelt es sich um Vor- und Nachnamen, postalische und elektronische Adressdaten, Geburtsdatum des Aktionärs sowie Nennung der Stückzahl oder Aktiennummer. Der Aktionär ist nach § 67 Abs. 1 Satz 2 AktG verpflichtet, diese Angaben der Gesellschaft mitzuteilen. Diese Mitteilung erfolgt in der Regel durch die Kreditinstitute, die beim Erwerb bzw. Verkauf und bei der Verwahrung der Aktien mitwirken. Die Übermittlung an die Talanx Aktiengesellschaft durch die Kreditinstitute erfolgt über die Clearstream Banking AG, Frankfurt am Main, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt. Soweit Aktionäre personenbezogene Daten von Bevollmächtigten oder Vertretern der Talanx Aktiengesellschaft mitteilen (z. B. im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung), werden diese Daten entsprechend erhoben und gespeichert (regelmäßig Vor- und Nachname sowie Anschrift).

Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt vorrangig zu aktien-, handels- und steuerrechtlichen Zwecken wie ·

  • Identifikation der Aktionäre bzw. deren Vertreter,
  • Kommunikation und Zusammenarbeit mit Aktionären,
  • Bearbeitung von geltend gemachten Aktionärsrechten,
  • Führung des Aktienregisters,
  • Registrierung und Nutzung eines Aktionärsportals (weitere Informationen finden Sie unten)
  • Durchführung und Abwicklung von Hauptversammlungen (weitere Informationen finden Sie unten),
  • Erfüllung gesetzlicher Archivierungspflichten (weitere Informationen finden Sie unten).

Die Datenverarbeitungen basieren auf der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 c) und Abs. 4 DSGVO i. V. m. dem Aktiengesetz. So ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Aktio-näre für Zwecke der Identifikation, der Kommunikation mit den Aktionären, der Ausübung der Rechte der Aktionäre, der Führung des Aktienregisters und für die Zusammenarbeit mit den Aktionären Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO i. V. m. § 67e Abs. 1 AktG.

In Einzelfällen verarbeitet die Talanx Aktiengesellschaft Ihre Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn personenbezogene Daten zu statistischen Zwecken verarbeitet werden, etwa zur Entwicklung der Aktionärsstruktur oder der Handelsvolumina oder wenn bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausgenommen werden müssen, um Wertpapiervorschriften solcher Länder einzuhalten.

Soweit Sie das elektronische Anmeldeverfahren zur Hauptversammlung über unser Aktionärsportal nutzen, verarbeiten wir insoweit Ihre Daten mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) i. V. m. Art. 7 DSGVO. Ihre Einwilligung ist freiwillig. Sie können Ihre erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass es uns im Falle Ihres Widerrufs ggf. ganz oder teilweise nicht mehr möglich ist, Ihnen das Aktionärsportal zur Verfügung zu stellen.

Soweit Sie Stellungnahmen zur Hauptversammlung elektronisch über unser Aktionärsportal zur Verfügung stellen, verarbeiten wir insoweit Ihre Daten mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1a) i. V. m. Art. 7 DSGVO. Ihre Einwilligung ist freiwillig. Sie können Ihre erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Sollte beabsichtigt werden, Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck zu verarbeiten, werden Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber vorher informiert.

Hauptversammlung

Es besteht die Möglichkeit, sich freiwillig für den Versand der Hauptversammlungsunterlagen an die eigene E-Mail-Adresse zu entscheiden. Aktionäre müssen sich dafür im Registrierungstool des Aktionärsportals registrieren. Zur erfolgreichen Durchführung der Registrierung benötigt und verarbeitet die Talanx Aktiengesellschaft die Aktionärsnummer, den Aktionärsnamen und die E-Mail-Adresse (sowie optional die Telefonnummer). Nach erfolgreicher Registrierung speichert die Talanx Aktiengesellschaft die erforderlichen Daten (insbesondere E-Mail-Adresse) im Aktienregister und verarbeitet diese zur Versendung von Hauptversammlungsunterlagen an die der Gesellschaft bekannte E-Mail-Adresse des jeweiligen Aktionärs. Ohne die Bereitstellung der Daten im Registrierungstool des Aktionärsportals kann die Registrierung nicht erfolgreich abgeschlossen werden und der Versand der Hauptversammlungsunterlagen an die E-Mail-Adresse ist nicht möglich. In diesem Fall wird die Talanx Aktiengesellschaft die Hauptversammlungsunterlagen weiterhin an die Postanschrift senden.

Die Talanx Aktiengesellschaft verarbeitet im Rahmen der Anmeldung eines Aktionärs für die Hauptversammlung die erforderlichen im Aktienregister gespeicherten sowie die vom Aktionär angegebenen bzw. aus diesem Anlass von seiner Depotbank übermittelten Daten (insbesondere Vor- und Nachnamen, Wohnort oder Adresse, E-Mail-Adresse Aktienanzahl, Aktiengattung sowie Besitzart).

Die Hauptversammlung wird im Jahr 2022 virtuell abgehalten, die hierfür erforderlichen Datenverarbeitungen sind gemäß Art. 2 § 1 Abs. 8 COVID-19-Gesetz gerechtfertigt.

Soweit die Ausübung von Rechten im Rahmen der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten erfolgt, verarbeitet die Talanx Aktiengesellschaft die in der Vollmachtserteilung angegebenen personenbezogenen Daten des Aktionärs sowie Vor- und Nachname, Wohnort oder Adresse und E-Mail-Adresse des Bevollmächtigten. Im Falle der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an einen von der Talanx Aktiengesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter werden zudem die erteilten Weisungen verarbeitet und die Vollmachtserklärung von der Gesellschaft drei Jahre nachprüfbar festgehalten.

In der Hauptversammlung wird im Fall der Vertretung von Stimmrechten durch die von der Gesell-schaft benannten Stimmrechtsvertreter gem. § 129 AktG ein Teilnehmerverzeichnis mit den folgenden personenbezogenen Daten geführt: Vor- und Nachname sowie Wohnort des vertretenen Aktionärs und seines Vertreters, Aktienanzahl, Aktiengattung, Anzahl der Stimmrechte und Besitzart. Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird die Talanx Aktiengesellschaft diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die Talanx Aktiengesellschaft Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraus-setzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Talanx Aktiengesellschaft zugänglich machen (§§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG i. V. m. Art. 2 § 1 COVID-19-Gesetz).

3. Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Externe Dienstleister:

Zur Führung des Aktienregisters sowie zur technischen Abwicklung der Hauptversammlung bedient sich die Talanx Aktiengesellschaft externer Dienstleister. Beispiele für Dienstleister, die wir in -diesem Zusammenhang beauftragen sind:

  • Verwaltung und technische Führung des Aktienregisters durch eine Aktienregisterservicegesellschaft
  • Organisation der Hauptversammlungen durch Hauptversammlungsdienstleister, Dienstleister für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen
  • Durchführung und technische Ausführung der Hauptversammlung (im Wesentlichen:
    Teilnahmeüberprüfung, technische Infrastruktur für Abstimmungen und Dokumentation
    der Hauptversammlungen)

Weitere Empfänger:

Im Rahmen der Hauptversammlung der Talanx Aktiengesellschaft wird ein Teilnehmerverzeichnis erstellt, welches persönliche Daten der Teilnehmer enthält. Dieses Verzeichnis kann während der Hauptversammlung von anderen Aktionären der Gesellschaft eingesehen werden. Zudem werden bei der Ausübung von Aktionärsrechten personenbezogene Daten nach gesetzlichen Vorschriften offengelegt. Dieses ist im Rahmen der Bekanntmachung von Verlangen auf Ergänzung der Tages-ordnung (§ 124 Abs. 1 AktG) sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären (§§ 126, 127 AktG). Auch wenn vorabeingereichte Fragen für die virtuelle Hauptversammlung eingereicht werden oder den Aktionären ein Fragerecht, während der virtuellen Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation ermöglicht wird, wird dies offengelegt und die Verar-beitung erfolgt gemäß § 1 Abs. 2 Nr. 3 COVID-19-Gesetz. Darüber hinaus kann es gesetzlich notwendig werden, dass Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger wie etwa an Behörden zur Erfüllung bestimmter Tatbestände übermittelt werden (z. B. beim Überschreiten gesetzlich vorge-gebener Stimmrechtsschwellen, an Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden).

4. Datenübermittlung in ein Drittland

Eine Übermittlung personenbezogener Daten von Aktionären in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ist nicht vorgesehen. Sollten Ihre personenbezogenen Daten jedoch in Drittländer übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemes-sene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind oder dies aufgrund einer gesetzlich anerkannten Ausnahme für bestimmte Fälle erlaubt ist, zum Beispiel wenn Aktionärsmitteilungen auch an Aktionäre in Drittstaaten übermittelt werden und diese Mitteilungen personenbezogene Daten enthalten (insbesondere Anträge zur Hauptversammlung unter Nennung des Namens des Antragsstellers) oder soweit zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Bevor eine solche Übermittlung vorgenommen wird, werden Sie auf Basis der gesetzlichen Vorschriften informiert.

5. Dauer bzw. Kriterien für Festlegung der Dauer der Datenspeicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und soweit nicht andere gesetzliche Nachweis- und -Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Entsprechende Nachweis- und -Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus § 257 Handelsgesetzbuch, § 147 Abgabenordnung und § 8 Geld-wäschegesetz.

Die im Aktienregister gespeicherten Daten werden während der Haltedauer gespeichert und nach vollständiger Veräußerung Ihrer Anteile auf Grundlage der gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zehn Jahre gespeichert und im Anschluss anonymisiert. Sofern rechtliche Ansprüche von Ihnen geltend gemacht werden oder von der Talanx Aktiengesellschaft erhoben werden, führt dies zu einer Speicherung der personenbezogenen Daten. Grundsätzlich dient dies zur Klärung der Ansprüche und der Durchsetzung in Einzelfällen. Auf Basis der gesetzlichen Verjährungsrechtsgrundlagen kann dies zu einer Speicherung von drei bis dreißig Jahren führen (§ 199 BGB).

Für die personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen anfallen, beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Sofern Sie den von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen, ist es gesetzlich vorgeschrieben, die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festzuhalten und drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren (§ 134 Abs. 3 Satz 5 AktG). Sofern möglich, werden Ihre personenbezogenen Daten anonymisiert.

Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das fristauslösende Ereignis stattfindet (z. B. Ende der Aktionärseigenschaft).

6. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling ist aktuell nicht vorgesehen. Sofern eine automatisierte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf Sie beziehen, zu bewerten oder zu analysieren bzw. vorherzusagen, spricht man von Profiling. Bei Änderungen wird Sie die Talanx Aktiengesellschaft entsprechend den rechtlichen Vorgaben hierüber informieren.

7. Betroffenenrechte

Sie können unter der oben genannten Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen.

Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Unser Aktionärsportal erreichen Sie direkt überhttps://hv-talanx.link-apps.de/imeet oder über die Interseite der Gesellschaft unter https://www.talanx.com/hv. Im Aktionärsportal haben Sie Zugriff auf die wesentlichen zur Ihrer Person im Aktienregister verzeichneten Angaben und können uns unter unserer oben genannten Adresse etwaige Berichtigungen mitteilen. Darüber hinaus steht Ihnen die E-Mail-Adresse talanx.hv@linkmarketservices.de für die Übermittlung von Nachrichten zur Verfügung.

8. Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung bei unserem Datenschutzbeauftragten unter der oben genannten Adresse widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen die Datenverarbeitung sprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

9. Beschwerderecht

Sie haben die Möglichkeit, sich an den Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten siehe oben) oder
an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Die für die Talanx Aktiengesellschaft zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover,
Telefon: +49 511 120 45 00, Telefax: +49 511 120 45 99, E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

Hannover, im März 2022

Talanx Aktiengesellschaft
Der Vorstand